プライバシーポリシー

株式会社boice（以下「当社」といいます）は、当社が運営するクラウドサービス「スマ旅費」（以下「本サービス」といいます）における個人情報の取り扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定めます。

最終更新日: 2026-05-26

1. 事業者の情報

2. 取得する個人情報

当社は、本サービスの提供および運営にあたり、以下の情報を取得することがあります。

(1) 利用者が直接ご提供いただく情報

• 氏名、所属会社名、役職、メールアドレス、電話番号
• 従業員マスタ情報（部署、役職、給与レンジ等の旅費規程運用に必要な情報）
• 本サービスへの問い合わせ内容

(2) 本サービスの利用に伴って自動的に取得する情報

• 位置情報（GPS による移動経路。出張記録の自動化に利用）
• 領収書画像および領収書から AI-OCR で抽出される金額・日付・店舗名・適格請求書発行事業者登録番号等
• 出張記録、精算申請、承認履歴、変更履歴
• プッシュ通知トークン（Firebase Cloud Messaging）
• IP アドレス、ユーザーエージェント、Cookie、アクセス日時等のアクセスログ

3. 利用目的

取得した情報は、以下の目的のために利用します。

• 本サービスの提供、保守、機能改善
• 旅費精算、日当計算、精算書作成、承認フロー運用の自動化
• 提携社労士による旅費規程作成支援および運用助言
• 本人確認、利用者サポート、お問い合わせへの回答
• 利用料金の請求および収納
• 不正利用、規約違反、税務リスクの検知および防止
• 本サービスに関するお知らせ、新機能、メンテナンス情報の通知
• サービス改善のための統計データの作成（個人を特定できない形に加工したものに限ります）
• 法令に基づく対応

4. 第三者提供

当社は、以下の場合を除き、取得した個人情報を本人の同意なく第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命・身体・財産の保護のために必要であって本人の同意取得が困難なとき
• 公衆衛生・児童の健全な育成の推進のため特に必要であって本人の同意取得が困難なとき
• 国・地方公共団体等への協力が必要であって本人の同意取得により遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

本サービスは、利用者の所属企業が選任する社労士事務所と連携して旅費規程の作成・運用支援を行うことがあります。この場合、当該社労士事務所への情報提供は、利用者の所属企業の事前同意に基づいて行います。

5. 業務委託先への提供

当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、以下の業務を外部に委託することがあります。委託先には適切な監督を行います。

• クラウドインフラの提供（エックスサーバー株式会社）
• プッシュ通知、解析等の基盤（Google LLC（Firebase Cloud Messaging））
• メール配信
• アクセス解析（Google Analytics、Microsoft Clarity 等。導入時にあらためて当ページに明記いたします）

6. 安全管理措置

• 通信は TLS による暗号化を行います。
• 個人情報へのアクセスは権限を有する従業者に限定し、アクセスログを保管します。
• 位置情報・領収書画像等の機微な情報は、利用目的に必要な範囲を超えて閲覧できない設計とします。
• 個人情報の取り扱いに関する従業者教育を継続的に行います。

7. 保有期間

取得した個人情報は、利用目的の達成に必要な期間に限り保有します。電子帳簿保存法その他法令に基づく保管義務がある情報については、当該法令に定める期間（領収書等は受領年度の翌年から原則 7 年）保管します。利用契約終了後は、法令上の保管義務がある情報を除き、合理的な期間内に削除または匿名化します。

8. 開示・訂正・利用停止等の請求

本人またはその代理人は、当社が保有する個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止を請求することができます。請求は info@uboice.com 宛にご連絡ください。ご本人確認のうえ、合理的な期間内に対応します。

9. Cookie およびアクセス解析

本サービスは、利用状況の把握とサービス改善のために Cookie および類似技術を使用することがあります。アクセス解析として Google Analytics、Microsoft Clarity 等を導入する場合があり、これらは個人を特定しない形で利用状況を収集します。ブラウザ設定により Cookie の受け入れを拒否することが可能ですが、その場合は一部機能が正しく動作しないことがあります。

10. 未成年者の個人情報

本サービスは法人向けに提供しており、未成年者からの個人情報の取得は想定していません。万一未成年者の情報を取得していたことが判明した場合、速やかに削除します。

11. 改訂

当社は、法令の改正、サービス内容の変更、その他必要に応じて本ポリシーを改訂することがあります。重要な変更がある場合は、本サイトに掲載のうえ、適切な方法で利用者に通知します。

12. お問い合わせ

本ポリシーに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。